Beneficjent przechowuje w swojej siedzibie dokumentację związaną z realizacją projektu. Może on powierzyć przechowywanie dokumentacji podmiotowi zewnętrznemu, zachowując przy tym pełną odpowiedzialność za stan i okres przechowywania dokumentacji. Jeżeli przechowywanie dokumentacji zostało powierzone podmiotowi zewnętrznemu, w razie kontroli ze strony Instytucji Zarządzającej muszą one być okazane w siedzibie beneficjenta.
Zakres przechowywanych informacji
Do dokumentacji związanej z realizacją projektu należy:
-
Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami (kopia dokumentu przesłanego do Instytucję Zarządzającą lub drugi oryginał), który zawiera plan finansowy projektu,
-
Informacja dla beneficjenta o wyniku oceny Wniosku o dofinansowanie,
-
Decyzja o dofinansowaniu realizacji projektu wraz z ewentualnymi decyzjami zmieniającymi lub Umowa/ Porozumienie o dofinansowaniu realizacji projektu wraz z ewentualnymi aneksami,
-
Specyfikacje techniczne (jeżeli zgodnie z charakterystyką zadań realizowanych w ramach projektu jest to wymagane),
-
Dokumentacja z przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych,
-
Sprawozdania z postępu prac (jeżeli zgodnie z charakterystyką zadań realizowanych w ramach projektu jest to wymagane),
-
Dowody wykonania obowiązków w zakresie zapewnienia informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejską, zgodnie z wymogami (mogą być to np.: zdjęcia i odpowiednio oznakowane listy obecności ze spotkań, instrukcje wyjazdowe i delegacje wskazujące na poinformowanie osoby udającej się w podróż służbową o finansowaniu wyjazdu ze środków wspólnotowych, odpowiednio oznakowane certyfikaty ze szkoleń, naklejki na sprzęcie zakupionym ze środków wspólnotowych).
-
Protokół z kontroli, raport z audytu, otrzymane zalecenia lub inne równoważne dokumenty otrzymane po kontroli lub audycie przeprowadzonych przez Instytucję Zarządzającą lub też inne organy upoważnione do przeprowadzania kontroli i audytu.
-
Faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej, za pomocą których są dokumentowane wydatki. W odniesieniu do wkładu niepieniężnego lub amortyzacji uznanych za koszt kwalifikowany, beneficjent jest zobowiązany do dokumentowania ich w sposób, który zapewni przechowywanie informacji analogicznych do ujmowanych w zestawieniu dokumentów finansowych.
-
Należy też mieć na uwadze, że na każdym etapie weryfikacji Wniosku o płatność Instytucja Zarządzająca może zażądać przekazania przez beneficjenta:
-
poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii faktur lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej,
-
poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii umów lub innych dokumentów stanowiących podstawę zaciągnięcia zobowiązania,
-
dowodów zapłaty lub innych dokumentów poświadczających poniesienie wydatków,
-
protokołów odbioru lub innych dokumentów poświadczających dostarczenie towaru lub wykonanie usługi.
Dlatego też tak ważne jest, aby beneficjent gromadził odpowiednie dokumenty w trakcie realizacji projektu, m.in.:
-
Informację o weryfikacji Wniosku o płatność,
-
Dokumentację powołania arbitra, postępowania przed Komisją Arbitrażową i wyniki rozstrzygnięć przez Komisję Arbitrażową sporów powstałych w wyniku realizacji umów/ porozumień o dofinansowaniu (dotyczy tylko beneficjentów umiejscowionych poza Ministerstwem Rozwoju Regionalnego).
-
Dokumentację związaną z zamknięciem projektu: poświadczenie zamknięcia pomocy (dla projektów, w trakcie których nie wystąpiły nieprawidłowości lub nieprawidłowości zostały rozliczone i usunięte najpóźniej łącznie z zakończeniem realizacji projektu) lub dokumentację związaną z rozliczeniem projektu względem którego nie można wystawić Poświadczenia zamknięcia pomocy.
-
korespondencję z Instytucją Zarządzającą dotyczącą realizacji projektu.
Uwaga! Jeżeli poszczególne dokumenty beneficjent przygotował w kilku wersjach (np.: w związku z korygowaniem Wniosku o płatność beneficjent przekazywał Instytucji Zarządzającej dwie wersje Wniosku), wszystkie wersje wraz z towarzyszącą korespondencją muszą być przechowywane w dokumentacji projektu.
Beneficjent może posiadać część dokumentacji w dziale księgowości, kadr lub zamówień publicznych. Podczas kontroli musi on udostępnić kontrolerom Instytucji Zarządzającej wspomniane dokumenty. Niezależnie od powyższego kopie takich dokumentów jak faktury czy delegacje służbowe dla muszą być przechowywane w komórce odpowiedzialnej za realizację projektu.
Terminy przechowywania informacji
Dokumenty są przechowywane przez beneficjenta co do zasady przez okres 3 lat od zamknięcia Programu lub 3 lat następujących po roku, w którym dokonano częściowego zamknięcia.
Forma przechowywania informacji
Informacje przechowywane są w formie papierowej. Dokumenty, które zostały przekazane w formie elektronicznej, są przechowywane także w tej formie.
Księgowanie wydatków związanych z projektem
Beneficjent jest zobowiązany do stosowania odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich operacji gospodarczych związanych z projektem (wybór należy do beneficjenta). Niezależnie od przyjętego rozwiązania musi istnieć możliwość jednoznacznego i przejrzystego powiązania poniesionych wydatków z wydatkami zadeklarowanymi do Instytucji Zarządzającej we Wnioskach o płatność.
Ochrona informacji
Beneficjent ma obowiązek zapewnić ochronę danych osobowych w związku z gromadzeniem informacji związanych z realizacją projektu.