Szczegółowe zasady w zakresie kwalifikowalności w ramach POPT 2007-2013 zostały określone w Wytycznych w zakresie korzystania z pomocy technicznej. Poniższe zestawienie stanowi zbiór najczęściej zadawanych przez beneficjentów pytań.
WYDATKI OSOBOWE (w tym szkolenia)
Które spośród elementów wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w programowanie, zarządzanie, wdrażanie, monitorowanie, ocenę, certyfikację, audyt, kontrolę oraz promocję i informację NSRO są kwalifikowalne w ramach POPT 2007-2013?
W ramach POPT 2007-2013 kwalifikowalne są wydatki ponoszone na sfinansowanie:
-
płacy zasadniczej,
-
dodatku funkcyjnego,
-
dodatku stażowego, dodatku za stopień służbowy,
-
dodatku zadaniowego – przyznanie dodatku zadaniowego powinno wynikać z nałożenia na pracownika dodatkowych zadań dotyczących funduszy strukturalnych, wykraczających poza zakres jego obowiązków określonych w opisie stanowiska pracy. Do wniosku o dofinansowanie, lub do wniosku o płatność, powinna być dołączona informacja o przyznaniu ww. dodatku. Informacja ta powinna określać zadania, które pracownik wykonuje dodatkowo.
-
dodatku specjalnego – zgodnie z ustawą o służbie cywilnej. W przypadku dodatków specjalnych przyznanych w 2007 r. na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 kwietnia 2007 r. w sprawie uprawnień szczególnych przysługujących niektórym kategoriom członków korpusu służby cywilnej do wniosku o dofinansowanie, bądź do wniosku o płatność powinna być dołączona informacja poświadczająca przyznanie dodatku specjalnego. Informacja ta powinna określać zadania, za które dodatek został przyznany.
-
kładki na Fundusz Pracy,
-
nagród oraz premii przewidzianych w regulaminie wynagrodzeń danej instytucji, lub na podstawie innych aktów prawnych,
-
wynagrodzeń chorobowych płaconych przez pracodawcę,
-
dodatkowych wynagrodzeń rocznych wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe płacone przez pracodawcę.
Czy w ramach POPT 2007-2013 kwalifikowalne są koszty dodatkowego wynagrodzenia rocznego (tzw. trzynastki), jeśli w roku, za który wynagrodzenie było wypłacane, wynagrodzenie pracownika było kwalifikowalne tylko przez kilka miesięcy?
Dodatkowe wynagrodzenie roczne powinno być liczone proporcjonalnie do poziomu kwalifikowania wynagrodzenia pracownika w roku, za który wypłacana jest trzynastka. Jeśli pracownik wykonywał zadania kwalifikowalne przez pół roku, to trzynastka jest kwalifikowana w 50%.
Czy istnieje możliwość finansowania w ramach POPT 2007-2013 wynagrodzeń pracowników departamentów wspierających prace departamentów odpowiedzialnych za zarządzanie funduszami strukturalnymi?
Zgodnie z zapisami Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013 beneficjentami działania 1.1 Wsparcie zatrudnienia są centralne jednostki systemu realizacji NSRO bezpośrednio zaangażowane w realizację operacji funduszy strukturalnych, takie jak Instytucja Strategiczna, Instytucja Audytowa, Instytucja Koordynująca NSRO, Instytucja Koordynująca RPO, Krajowa Jednostka Oceny, Operator Krajowego Systemu Informatycznego (KSI), Instytucja Certyfikująca wraz z Instytucjami Pośredniczącymi w Certyfikacji oraz jednostki w MF odpowiedzialne za przekazywanie płatności i weryfikację zasady dodatkowości. Ponadto finansowaniem w ramach POPT 2007-2013 objęto poszczególne Instytucje Zarządzające krajowymi programami operacyjnymi , Instytucje Pośredniczące w zarządzaniu krajowymi programami operacyjnymi (I i II stopnia zlokalizowane w ministerstwach), a także pracowników Urzędów Wojewódzkich wykonujących zadania kontrolerów w ramach programów EWT.
Dodatkowo w przypadku Ministerstw Finansów oraz Ministerstwa Rozwoju Regionalnego istnieje możliwość finansowania wynagrodzeń pracowników komórek odpowiedzialnych za wsparcie jednostek realizujących NSRO. Wynika to z faktu, że w MF oraz MRR zlokalizowane są liczne instytucje pełniące horyzontalną rolę w implementacji funduszy strukturalnych na lata 2007-2013.
W przypadku pozostałych Beneficjentów, tj. instytucji pełniących funkcję IP, IP II, IPOC lub kontrolerów EWT możliwe jest finansowanie wynagrodzeń jedynie tych pracowników, którzy wykonują zadania związane z zarządzaniem, programowaniem, wdrażaniem, monitorowaniem, oceną, audytem, certyfikacją i kontrolą oraz promocją i informacją instrumentów strukturalnych wynikające z pełnienia przez dany urząd wskazanej funkcji np. Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji. Z uwagi na powyższe w ramach POPT 2007-2013 może być finansowane wynagrodzenie pracownika komórki finansowej odpowiedzialnego za dokonywanie, w ramach IP, płatności na rzecz beneficjentów programu operacyjnego. Jeżeli natomiast dana komórka organizacyjna wykonuje funkcje niezwiązane bezpośrednio z pełnieniem funkcji IP, IP II, IPOC lub kontrolera EWT, wynagrodzenia tych pracowników nie są kwalifikowalne w ramach POPT 2007-2013.
Jak należy liczyć etatomiesiąc w momencie, gdy pracownik jest na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym?
W sytuacji, gdy pracownik jest na urlopie macierzyńskim/wychowawczym, każdy miesiąc urlopu powinien być liczony jako jeden etatomiesiąc. Jeśli na miejsce osoby będącej na urlopie zostanie zatrudniony pracownik na zastępstwo, wówczas także każdy miesiąc należy liczyć jako jeden etatomiesiąc. Przez jeden etatomiesiąc należy rozumieć sytuację, w której dany zakres obowiązków wykonywany jest przez jednego pracownika.
Czy wydatkiem kwalifikowanym jest wypłata wynagrodzenia dla osoby w okresie wypowiedzenia, finansowanego ze środków pomocy technicznej, w sytuacji, gdy pracodawca zwolnił pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia z zachowaniem prawa do wynagrodzenia?
Finansowanie wynagrodzeń pracownika w okresie wypowiedzenia można uznać za kwalifikowalne jeżeli Instytucja Zarządzająca uzna taki wydatek za uzasadniony i wpisujący się w realizację celów pomocy technicznej. Podstawą kwalifikowania wydatków przeznaczonych na wynagrodzenia jest zawarta umowa o pracę. W związku z tym kwalifikowalne będą wszystkie elementy wynagrodzenia zgodne z Wytycznymi w zakresie korzystania z pomocy technicznej.
Jak należy rozliczać wydatki poniesione na szkolenia w momencie, gdy:
-
wynagrodzenie pracownika nie jest kwalifikowalne ze środków POPT 2007-2013 – decyzję o możliwości uczestnictwa w szkoleniu z zakresu funduszy strukturalnych dla pracownika, który nie jest kwalifikowany w ramach POPT podejmuje Instytucja Zarządzająca POPT 2007-2013,
-
wynagrodzenie pracownika jest tylko częściowo kwalifikowane ze środków POPT 2007-2013 – koszty szkolenia ogólnego powinny być rozliczane proporcjonalnie do poziomu kwalifikowalności wynagrodzenia danego pracownika. Szkolenia dotyczące wdrażania funduszy strukturalnych mogą być w 100% finansowane z POPT 2007-2013, nawet jeśli wynagrodzenie pracownika jest tylko częściowo kwalifikowane w ramach pomocy technicznej np. prawnik realizujący zadania na rzecz IPOC, może mieć sfinansowane szkolenie dotyczące certyfikacji,
-
dyplom ukończenia szkolenia/studiów pracownik otrzymał po terminie zakończenia realizacji projektu – w sprawozdaniu końcowym beneficjent powinien zamieścić informację o dostarczeniu dyplomu do IZ POPT 2007-2013 w terminie niezwłocznym po jego uzyskaniu. Jeśli zawiadomienie nie zostanie przekazane w terminie, ww. działanie zostanie uznane za nieprawidłowość.
Jakie koszty ponoszone w związku z podróżami służbowymi, wynikającymi z uczestnictwa w szkoleniach, kursach i seminariach finansowanych z POPT 2007-2013 mogą być rozliczane w ramach Działania 1.2 Podnoszenie kwalifikacji, a jakie z Działania 3.1 Funkcjonowanie instytucji zaangażowanych w realizację NSRO?
W ramach Działania 1.2 Podnoszenie kwalifikacji, IZ POPT sugeruje rozliczenie kosztów delegacji, związanych z udziałem w kursach, szkoleniach, wizytach studyjnych oraz innych form kształcenia związanych z realizowanymi zadaniami, a opłacanych przez Beneficjentów/Odbiorców Pomocy w ramach środków rozliczanych w tym działaniu.
W ramach działania można rozliczać m. in. koszty zakupu usług szkoleniowych, wynajęcie sal i sprzętu multimedialnego, jak również koszty diet, przejazdów, dojazdów czy zakwaterowania, związanych z szkoleniami.
W ramach Działania 3.1 Funkcjonowanie instytucji zaangażowanych w realizację NSRO, IZ POPT sugeruje rozliczanie kosztów pozostałych delegacji tj. nie wynikających z udziału w płatnych kursach, szkoleniach itd. Należy przez to rozumieć delegacje związane z udziałem w spotkaniach seminariach i konferencjach organizowanych np. przez IZ POPT, delegacje związane z udziałem w kontrolach realizowanych przez Beneficjentów/Odbiorców Pomocy, delegacje związane z udziałem w bezpłatnych konferencjach czy seminariach organizowanych przez inne jednostki, a związanych z realizowanymi zadaniami.
W ramach działania można rozliczać m.in. koszty diet, przejazdów, dojazdów, czy zakwaterowania.
Powyższa interpretacja, połączona z zawarciem właściwych informacji odnośnie charakteru ponoszonych wydatków w Zestawieniach dokumentów finansowych, pozwoli ograniczyć przedstawienie przez Beneficjentów/Odbiorców Pomocy dodatkowych wyjaśnień do informacji zawartych w zestawieniach i usprawni proces weryfikowania wniosków o płatność.
Czy koszt usługi transportowej, koszt noclegu oraz koszt wyżywienia może być rozliczany w ramach projektu szkoleniowego?
Jeśli powyższe koszty są ponoszone w ramach organizacji szkolenia oraz w momencie, gdy projekt z którego finansowane jest szkolenie przewiduje poniesienie ww. kosztów, wówczas mogą one być sfinansowane w ramach projektu szkoleniowego.
Czy wydatki poniesione na ryczałty w ramach delegacji służbowych są kwalifikowalne w ramach POPT 2007-2013?
Kwoty wypłacane na ryczałty za noclegi oraz przejazdy z tytułu podróży służbowej są wydatkami kwalifikowanymi w ramach pomocy technicznej pod warunkiem, że są one poniesione w zgodzie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju lub Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Wydatki te kwalifikują się do wsparcia w ramach POPT 2007-2013 w wysokości otrzymanego przez pracownika zwrotu kosztów.
SPRZĘT I WYPOSAŻENIE
Czy w ramach POPT 2007-2013 kwalifikowalne są wydatki ponoszone na zakup klimatyzatorów, wentylatorów, lodówek, ekspresów do kawy, czajników, firanek, żyrandoli, ekranu do rzutnika, tablicy ogłoszeniowej?
Ze środków POPT 2007-2013 możliwe jest finansowanie zakupu sprzętu i wyposażenia biurowego niezbędnego do sprawnego wdrażania funduszy strukturalnych. Z tego punktu widzenia zakup lodówki, czajników, ekspresów do kawy jest nieuzasadniony. Firanki i żyrandole, a także klimatyzatory i wentylatory jako element wyposażenia mogą być sfinansowane z POPT 2007-2013 w przypadku całościowego przystosowania pomieszczeń na potrzeby wdrażania funduszy strukturalnych. Należy pamiętać, że wydatki na remont objęte są zasadami trwałości projektu zgodnie z art. 57 rozporządzenia ogólnego 1083/2006, którą to trwałość projektu powinien zapewnić beneficjent.
Wydatki ponoszone na zakup ekranu do rzutnika oraz tablicy ogłoszeniowej są wydatkami kwalifikowalnymi w ramach POPT 2007-2013.
Jak należy rozliczać koszty ponoszone na zakup wyposażenia biurowego oraz sprzętu informatycznego w sytuacji gdy wynagrodzenia pracowników, dla których sprzęt ma zostać zakupiony, są częściowo kwalifikowalni w ramach POPT 2007-2013?
Sprzęt informatyczny i wyposażenie biurowe należy rozliczać proporcjonalnie do poziomu kwalifikowalości wynagrodzeń pracowników, dla których sprzęt jest nabywany.
Czy kwalifikowalne są koszty poniesione na zakup telefonów komórkowych wraz z opłatą abonamentową oraz koszt połączeń telefonicznych. Czy istnieje limit na wysokość opłaty abonamentowej?
Wydatki ponoszone na zakup usług telekomunikacyjnych, w tym zakup telefonów komórkowych i opłaty abonamentowe są kwalifikowalne. Limit opłat abonamentowych uzależniony jest od wewnętrznych ustaleń urzędu, na potrzeby którego telefon jest nabywany. Koszty połączeń telefonicznych powinny być rozliczane proporcjonalnie do poziomu kwalifikowalności wynagrodzenia/zadań realizowanych przez pracownika korzystającego z telefonu. Beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia metodologii obliczania wysokości kosztów usług telefonicznych związanych z realizacją instrumentów strukturalnych.
Czy w ramach programu można dokonać zakupu aparatu fotograficznego, telewizora oraz DVD?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie korzystania z pomocy technicznej kwalifikowalne są koszty związane z zakupem i eksploatacją sprzętu audiowizualnego, niezbędnego do wdrażania funduszy strukturalnych.
WYDATKI OGÓLNE
Czy w ramach POPT 2007-2013 kwalifikowalne są wydatki poniesione na ubezpieczenie samochodu służbowego, niezbędne naprawy, konserwację i utrzymanie sprzętu i wyposażenia? Na podstawie jakich dokumentów powinno następować rozliczenie kosztów zakupu paliwa, kosztów związanych z korzystaniem z myjni samochodowych, kosztów napraw samochodu i innych kosztów związanych z jego utrzymaniem?
Koszty utrzymania samochodu mogą być sfinansowane tylko w celu wdrażania funduszy strukturalnych perspektywy 2007-2013. Wydatki poniesione na ubezpieczenie, niezbędne naprawy, konserwację i utrzymanie środków transportu mogą być uznane za kwalifikowalne. W przypadku składki ubezpieczeniowej kwalifikowana może być tylko ta część, która zamyka się w okresie realizacji projektu. Należy pamiętać, aby przeprowadzane naprawy nie miały na celu ulepszenia środka transportu, gdyż wówczas wydatek ten zgodnie z Wytycznymi w zakresie korzystania z pomocy technicznej jest uznawany za niekwalifikowany.
Rozliczenie kosztów zakupu paliwa, kosztów związanych z korzystaniem z myjni samochodowych, kosztów napraw samochodu i innych kosztów związanych z jego utrzymaniem powinno nastąpić na podstawie opłaconej faktury lub równoważnego dokumentu księgowego.
Czy w ramach POPT 2007-2013 możliwe jest współfinansowanie działań realizowanych przez urzędy wojewódzkie, w związku z realizacją ZPORR, w tym działań związanych z zamknięciem programu i kontrolą jakości projektów?
Nie jest możliwe współfinansowanie w ramach POPT 2007-2013 działań realizowanych przez urzędy wojewódzkie związanych z realizacją ZPORR, w tym działań związanych z zamknięciem programu i kontrolą jakości projektów.
W Wytycznych w zakresie korzystania z pomocy technicznej wśród wydatków kwalifikowanych zostały wymienione te związane z „najmem i utrzymaniem pomieszczeń biurowych”. Jakie wydatki mieszczą się w kategorii „utrzymanie pomieszczeń biurowych”?
Pod pojęciem „utrzymanie pomieszczeń biurowych” mieszczą się przede wszystkim te wydatki, które mają wpływ na sprawne działanie instytucji. Z tego punktu widzenia za kwalifikowalne należałoby uznać np. opłaty związane z mediami (ale tylko w takim procencie, w jakim w danej instytucji pracują pracownicy kwalifikujący się do wsparcia w ramach pomocy technicznej), czy też koszty remontu, adaptacji, modernizacji pomieszczeń biurowych wykorzystywanych na potrzeby realizacji zadań z zakresu instrumentów strukturalnych (w ramach POPT 2007-2013 powinny być przeprowadzane tylko niezbędne remonty, służące efektywniejszemu wdrażaniu instrumentów strukturalnych). W razie podjęcia przez beneficjenta decyzji o ponoszeniu tego typu wydatków, beneficjent zobowiązany jest do opracowania i przedstawienia Instytucji Zarządzającej, bądź innym organom kontrolującym metodologii wyodrębnienia kosztów przedkładanych do rozliczenia w ramach POPT 2007-2013 z ogólnej kwoty wydatków ponoszonych na dane przedsięwzięcie.
Czy określony został limit na remont pomieszczeń?
W ramach programu nie zostały określone limity kosztów ponoszonych na remont pomieszczeń, jednak kwalifikowalne są tylko te wydatki, które mają na celu dostosowanie pomieszczeń do potrzeb efektywniejszego wdrażania funduszy strukturalnych.