System instytucjonalny

Komitet Koordynacyjny NSS i SRK 

Komitet Koordynacyjny Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia i Strategię Rozwoju Kraju został powołany 11 kwietnia 2007 r. Do jego zadań należały m.in. kontrola i nadzorowanie realizacji Narodowej Strategii Spójności, a także poszczególnych programów operacyjnych.

Przewodniczącym Komitetu był Minister ds. rozwoju regionalnego (obecnie Minister Funduszy i Polityki Regionalnej). W pracach Komitetu uczestniczyli przedstawiciele administracji rządowej, samorządowej oraz partnerzy społeczni i gospodarczy. W obradach Komitetu mogli uczestniczyć również eksperci oraz przedstawiciele innych instytucji, grup społecznych i zawodowych, jednak byli oni tylko obserwatorami – nie mieli prawa głosu, co oznacza, że nie podejmowali uchwał wraz z pozostałymi członkami Komitetu. Posiedzenia Komitetu Koordynacyjnego miały być zwoływane co najmniej dwa razy w roku.

Do zadań Komitetu należało:

• monitorowanie realizacji Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013 oraz poszczególnych programów na podstawie raportów i sprawozdań monitorujących;
• monitorowanie spójności realizowanych polityk w zakresie polityki konkurencyjności, Wspólnej Polityki Rolnej i Wspólnej Polityki Rybackiej z polityką spójności oraz innymi politykami rozwojowymi;
• przedstawianie wniosków i rekomendacji wynikajacych z corocznych informacji na temat zgodności działań realizowanych w ramach programów z odpowiednimi politykami Wspólnoty;
• formułowanie opinii i rekomendacji na temat przebiegu wdrażania polityk horyzontalnych w celu zapewnienia spójnej realizacji polityki rozwoju;
• zapewnienie zgodności programów ze Strategią Rozwoju Kraju 2007-2015;
• monitorowanie poziomu wydatków ponoszonych w ramach realizacji polityki spójności, służących realizacji Strategii Lizbońskiej;
• opiniowanie propozycji modyfikacji systemu realizacji Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013 i jego usprawnień, wynikających z analiz, raportów i informacji;
• opiniowanie działań naprawczych dotyczących problemów z realizacją programów;
• opiniowanie i zatwierdzanie propozycji przesunięcia środków pomiędzy programami;
• opiniowanie i zatwierdzanie raportu z realizacji programów na potrzeby podziału środków krajowej rezerwy wykonania;
• wydawanie opinii na temat zgodności działań realizowanych w ramach programów krajowych z działaniami realizowanymi w ramach programów regionalnych;
• monitorowanie spójności realizowanych działań w ramach programów celu Konwergencja z działaniami realizowanymi w ramach celu Europejska współpraca terytorialna;
• monitorowanie spójności realizowanych działań w ramach programów celu Konwergencja i celu Europejska współpraca terytorialna z innymi działaniami strukturalnymi;
• monitorowanie spójności realizowanych działań w ramach programów celu Konwergencja i celu Europejska współpraca terytorialna z działaniami realizowanymi ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Instrumentu Finansowego;
• zapewnienie prawidłowości funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli dla poszczególnych programów;
• monitorowanie stosowania zasady równości szans oraz zasady zrównoważonego rozwoju w ramach programów.

Komitet mógł także wykonywać inne zadania niezbędne do prawidłlowej realizacji Narodowej Strategii Spójności 2007-2013 oraz Strategii Rozwoju Kraju 2007-2015 - po określeniu ich przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego.

Instytucja Zarządzająca 

Instytucją Zarządzającą Programem Pomoc Techniczna był Minister ds. rozwoju regionalnego (obecnie Minister Funduszy i Polityki Regionalnej). Obowiązki Instytucji Zarządzającej Programem pełnił Departament Programów Pomocowych i to on odpowiadał za zarządzanie i wdrażanie Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013.

Instytucja Zarządzająca była odpowiedzialna za opracowanie systemu realizacji w szczególności za:

• przepływy finansowe,
• przepływ dokumentów,
• zasady wydatkowania środków finansowych w ramach Programu,
• prowadzenie odpowiednich systemów księgowych sprawozdawczości finansowej,
• monitorowanie i raportowanie o nieprawidłowościach oraz kwotach nienależnie wypłaconych,
• przechowywanie informacji o wydatkach i audytach.

Była także odpowiedzialna za przygotowanie szczegółowych zasad i procedur obowiązujących w poszczególnych osiach priorytetowych Programu.

Zadania Instytucji Zarządzającej Programem obejmoway przede wszystkim:

• zapewnienie, że wszystkie projekty wybierane do finansowania są zgodne z kryteriami Programu oraz że spełniają zasady wspólnotowe i krajowe przez cały okres realizacji,
• weryfikację, czy wydatki zadeklarowane przez beneficjentów zostały rzeczywiście poniesione i czy są zgodne ze wszystkimi obowiązującymi zasadami,
• zapewnienie systemu rejestracji i przechowywania w formie elektronicznej danych księgowych dla każdego działania w ramach Programu oraz zapewnienie, że są to odpowiednie dane umożliwiające jego monitorowanie, kontrolę i ocenę,
• zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne zaangażowane podmioty odpowiedniej i odrębnej księgowości,
• zapewnienie, że oceny są przeprowadzane zgodnie odpowiednimi przepisami
• ustanawianie procedur dla zapewnienia, że wszystkie dokumenty dotyczące wydatków i audytów są przechowywane przez okres trzech lat od zamknięcia Programu,
• zapewnienie, że Instytucja Certyfikująca otrzymuje niezbędne informacje o procedurach i prowadzonych weryfikacjach dotyczących wydatków,
• kierowanie pracą Komitetu Monitorującego i dostarczanie mu wymaganej dokumentacji,
• opracowywanie i przedkładanie Komisji Europejskiej sprawozdań rocznych i końcowych z realizacji projektów (sprawozdania są uprzednio zatwierdzane przez Komitet Monitorujący),
• zapewnianie przestrzegania wymogów w zakresie informacji i promocji,
• dostarczanie Komisji Europejskiej informacji umożliwiających ocenę dużych projektów.

Instytucja Certyfikująca 

Instytucja Certyfikująca to komórka organizacyjna utworzona przez Ministra ds. rozwoju regionalnego (obecnie Minister Funduszy i Polityki Regionalnej), odpowiedzialna za certyfikację wydatków ponoszonych w ramach funduszy europejskich. Była ona niezależna od Instytucji Zarządzających poszczególnymi programami operacyjnymi.

Funkcje Instytucji Certyfikującej pełni specjalnie w tym celu powołany departament Ministerstwa – Departament Instytucji Certyfikującej.

Instytucja Certyfikująca odpowiadała w szczególności za:

• opracowanie i przedłożenie Komisji poświadczonych deklaracji wydatków i wniosków o płatność;
• poświadczanie, że deklaracja wydatków jest dokładna, wynika z wiarygodnych systemów księgowych i jest oparta na dokumentacji, którą można zweryfikować;
• poświadczenie, że zadeklarowane wydatki są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi oraz zostały poniesione w związku z projektami wybranymi do finansowania;
• zapewnienie, że otrzymała od Instytucji Zarządzającej odpowiednie informacje na temat procedur i weryfikacji wydatków;
• uwzględnianie wyników wszystkich audytów przeprowadzanych przez instytucję audytową lub na jej odpowiedzialność;
• utrzymywanie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych Komisji Europejskiej;
• uwzględnianie informacji o wykrytych nieprawidłowościach w programie operacyjnym;
• uwzględnianie wyników kontroli wydatków prowadzonych przez Instytucje Zarządzające;
• opiniowanie wydatków;
• przeprowadzanie w instytucjach zarządzających oraz instytucjach im podległych (lub ewentualnie u beneficjenta) wizyt sprawdzających.

Nadzór Instytucji Certyfikującej był zadaniem jednego z członków Kierownictwa Ministerstwa. Podlegał on bezpośrednio Ministrowi i podejmował w sposób niezależny decyzje dotyczące dokonywania lub wstrzymywania poświadczania deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność, które były kierowane do Komisji Europejskiej.

Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji (IPOC)

W przypadku regionalnych programów operacyjnych Instytucja Certyfikująca przekazała na podstawie zawartego porozumienia część swoich obowiązków do Urzędów Wojewódzkich. Instytucje, które otrzymały takie uprawnienia to tzw. Instytucje Pośredniczące w Certyfikacji.

Instytucja Audytowa 

Dla wszystkich programów operacyjnych zadania Instytucji Audytowej wykonywał Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej, którego funkcję pełnił sekretarz lub podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów. Instytucja Audytowa była niezależna od Instytucji Zarządzających, Instytucji Pośredniczących, Instytucji Pośredniczących II stopnia oraz Instytucji Certyfikującej.

Audyt to ocena systemu wykonywana przez niezależne od ocenianego podmiotu osoby lub firmy. Jego celem było sprawdzenie, czy wszystkie czynności związane z wdrażaniem funduszy europejskich w Polsce, były przeprowadzane zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami.

Zadania Instytucji Audytowej wykonywane były za pośrednictwem jednostek kontroli skarbowej podległych Generalnemu Inspektorowi Kontroli Skarbowej, tj. wyodrębnionej komórki organizacyjnej w Ministerstwie Finansów (obecnie Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej) oraz 16 urzędów kontroli skarbowej umiejscowionych na poziomie województwa. W każdym z urzędów kontroli skarbowej zostały utworzone wyodrębnione komórki organizacyjne odpowiedzialne za kontrolę środków pochodzących z Unii Europejskiej.

Instytucja Audytowa odpowiedzialna była za ogół prac związanych z wydaniem zapewnienia, że system zarządzania i kontroli programów operacyjnych spełniał wymogi dotyczące korzystania z funduszy europejskich, które zostały zawarte w Rozporządzeniu Rady Unii Europejskiej nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. Prace w ramach audytu zgodności przeprowadzane były przez Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii, a opinię podpisywał Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej.

Do głównych zadań Instytucji Audytowej należało w szczególności:

• prowadzenie audytów w celu weryfikacji skutecznego funkcjonowania programu operacyjnego,
• prowadzenie audytów wybranych projektów w celu weryfikacji zadeklarowanych wydatków,
• przedstawianie Komisji Europejskiej strategii audytu (w tym podmiotów, które będą audyt prowadzić, harmonogramu, metodologii),
• regularne przedkładanie Komisji Europejskiej rocznych sprawozdań audytowych w latach 2008-2015,
• wydawanie opinii, czy system zarządzania i kontroli funkcjonuje skutecznie,
• przedłożenie Komisji Europejskiej, nie później niż do 31 marca 2017 r., deklaracji zamknięcia oraz końcowego sprawozdania audytowego.

W ramach wyżej opisanych prac Departament Ochrony Interesów Finansowych Unii Europejskiej nadzorował, koordynował i zapewniał odpowiednią jakość pracy urzędu kontroli skarbowej. Departament ten mógł wykorzystywać następujące mechanizmy kontroli:

• wprowadzenie systemu zarządzania dokumentacją (w tym określenie kryteriów sporządzania dokumentów, a także ich standaryzacja oraz informatyzacja),
• nadzór nad wykonywaniem prac (przypisanie pracownikom odpowiedzialności za wykonanie zadania i weryfikacja wykonania zadań),
• przeprowadzanie corocznych kontroli jakości wykonanych prac.